Acceso al registro de jornada por los representantes de los trabajadores

Protección de Datos y registro de la jornada laboral
15 de mayo de 2019
Cambio de rumbo
2 de agosto de 2019
Mostrar todo

Acceso al registro de jornada por los representantes de los trabajadores

La cuestión

Un cliente me formulaba una cuestión que le había surgido a raíz de la implantación del registro de la jornada laboral (ya sabéis, el archiconocido RDL 8/2019, del que ya hablé recientemente):

Se trata de la obligación que establece el RD 8/2019 de facilitar mensualmente al comité de empresa, el registro de horas de toda la plantilla con todos los detalles (nombre, apellidos y horas realizadas). Nos han comentado desde el ámbito jurídico que no está en contra de la protección de datos ya que prevalece el deber de sigilo que los representantes de los trabajadores tienen sobre todas las cuestiones laborales de la plantilla, ¿cuál es tu opinión al respecto?

Y como la cuestión me resulta interesante, voy a compartir la respuesta que le he dado.

Desde mi punto de vista, la pregunta tiene dos matices: por un lado está la cuestión de cómo debe efectuarse la puesta a disposición de la información y por otro la entrega de copias de esta información a los representantes de los trabajadores.

Comienzo respondiendo al segundo apunte, para después pronunciarme sobre el primero…

Obligación de la entrega de copia del registro de la jornada laboral

El Estatuto de los Trabajadores (ET) indica en su artículo 12.4.c) que “la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias“. Por lo tanto, aquí nace la obligación de entregar copia al trabajador a tiempo parcial  mensualmente del registro de su jornada junto al recibo de salario (la nómina). No así, ojo, al trabajador a tiempo completo, para quien no se establece esta obligación.

Acceso al registro de la jornada laboral por los representantes de los trabajadores

Ello nos conduce a la segunda cuestión: no hay que entregar copia con ninguna periodicidad a los representantes de los trabajadores, puesto que no hay norma que obligue a ello.

La nueva redacción del artículo 34.9 ET establece ahora “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.“.

La Guía publicada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social matiza el alcance de esta habilitación (página 9):

(…) debe entenderse, por razones de seguridad jurídica, que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores

Por lo que esta información, salvo que se haya establecido pacto distinto en una negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial, no crea la obligación para el empleador de ser entregada a los representantes de los trabajadores, sino únicamente permitir su consulta en las instalaciones de la empresa.

El deber de sigilo de los representantes de los trabajadores

Con todo lo dicho, no perdamos de vista que a los representantes de los trabajadores, el artículo 65 ET les impone el deber de sigilo, que implica un deber de hacer un uso moderado y prudente de las informaciones a las que pudieran tener acceso en el desempeño de sus funciones representativas, y que subsiste incluso cuando hay cesado su mandato. Lo cual significa, entre otras cosas, que los representantes de los trabajadores no pueden difundir bajo ninguna circunstancia los datos a los que tengan acceso en el ejercicio de su cargo.

Recomendación: firma de un acuerdo de confidencialidad

A pesar de esta imposición legal, considero muy recomendable que tras acceder a su cargo, el empleador firme con los representantes acuerdos de confidencialidad específicos que sirvan para evidenciar la comunicación tanto del alcance de sus potestades, como de sus obligaciones, y las consecuencias de su incumplimiento.

Todo ello, como siempre, salvo mejor opinión.

Raúl García
Raúl García
• Delegado de Protección de Datos (DPO)
• Consultor de Seguridad TI
• Implantador SGSI (ISO 27001)

WhatsApp ¿Hablamos?